Retrouvailles promoteur

Étapes à suivre

1. Signez l'engagement à la confidentialité (formulaire promoteur) si vous souhaitez que l'Assocition des diplômés puisse vous transmettre les listes de vos confrères et consoeurs de promotion ou amis du temps du Cégep.

2. Retracez les diplômés et anciens et assurez-vous qu'ils s'inscrivent sur la page des retrouvailles. L'Association pourra alors leur transmettre l'invitation officielle pour les retrouvailles afin qu'ils puissent confirmer leur présence.

3. Si vous organisez une ou plusieurs tables

• Assurez-vous d'avoir préalablement rempli la fiche de renseignements.
• Utilisez votre courriel et votre mot de passe pour procéder à votre inscription aux retrouvailles. Vous pouvez inscrire le courriel des gens que vous souhaitez inviter à votre table afin qu'ils reçoivent une invitation de votre part.
• Remplissez un formulaire par table et transmettez-le par télécopieur ou par la poste à l'Association des diplômés.

4. Utilisez cet aide-mémoire pour organiser de façon efficace vos retrouvailles :

• évaluez combien de personnes participeront aux retrouvailles (des frais pour un gardien de sécurité sont à prévoir si plus de 100 personnes sont présentes et que des boissons alcoolisées sont servies);

• établissez un budget;

• prévoyez vos besoins en locaux, en aménagement (ameublement, disposition, etc.) et en repas;

• évaluez si vous avez besoin d’un permis pour servir des boissons alcoolisées ou pour organiser un tirage;

• si vos retrouvailles ont lieu sur le campus, mentionnez à la personne responsable au cégep si vous  allez faire jouer de la musique (des frais de redevances pour droits d’auteurs peuvent être requis);

• évaluez si vous avez besoin d’un vestiaire, d’un technicien en sonorisation, d’entretien ménager après l’événement;

• si vos retrouvailles ont lieu sur le campus, prévoyez que le stationnement sera payant;

• planifiez vos actions de promotion (contact des diplômes, relance, publicité, etc.).